Automatisierung Von Geschäftsprozessen Ein Leitfaden Für Einsteiger

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Supportprozesse bieten in der Regel einen Mehrwert für interne und nicht für externe Kunden. Diese Art von Prozessen wird häufig mithilfe einer abteilungsspezifischen Softwarelösung automatisiert, beispielsweise einem HRIS, einer Buchhaltungssoftware oder einem ITSM. Es gibt verschiedene Arten von Geschäftsprozessen wie Kern-, Support- und Long-Tail-Prozesse.

BPM betrachtet die Organisation umfassend, während BPA eine Strategie zur Verbesserung spezifischer Prozesse ist. Eine Kombination aus BPA und BPM kann leistungsstark sein, da BPM alle abzubildenden und zu automatisierenden Geschäftsprozesse umreißt und eine Vorlage dafür bereitstellt. Bei der Anwendung innerhalb einer BPM-Praxis kann BPA zur kontinuierlichen Überwachung und Verbesserung der Prozesseffizienz eingesetzt werden.

  • Durch die Prozessautomatisierung können nahezu alle sich wiederholenden manuellen Prozesse rationalisiert werden.
  • Manuelle Prozesse neigen dazu, unübersichtlich zu werden, da viele Mitarbeiter und Stakeholder beteiligt sein können.
  • Nur dann können die erwarteten Ergebnisse der Automatisierung tatsächlich realisiert werden.
  • Strategische Ergebnisse stehen im Mittelpunkt der BPM-Bemühungen, was bedeutet, dass BPM mit dem Ziel angewendet wird, End-to-End-Prozesse so neu zu gestalten, dass sie anpassungsfähig sind und sich automatisch an Veränderungen anpassen.
  • Erfahren Sie, wie CNH mehr als 15 unterschiedliche HR-Systeme integriert hat, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und 2200 Arbeitsstunden pro Jahr einzusparen.

Eines der häufigsten Missverständnisse über BPA ist, dass die Umsetzung Wochen oder sogar Monate dauert. Wir hoffen, dass Sie, wenn Sie es bis hierher geschafft Max Schutte haben, erkennen können, dass es viele Prozesse gibt, die reif für die Automatisierung sind und deren Implementierungszeit nur einen einzigen Tag beträgt. Per Definition kann ein Prozess nur dann automatisiert werden, wenn er immer wieder genau auf die gleiche Weise durchgeführt wird. Neben der Effizienz profitieren Sie auch von einheitlichen, vorhersehbaren Ergebnissen. Wenn Sie in mehreren Bundesstaaten geschäftlich tätig sind, haben Sie es mit mehreren Umsatzsteuersätzen und den jeweiligen Anmeldeformularen und -daten zu tun. Das System lässt sich in Ihren Online-Shop integrieren, um Ihre Verkäufe über Staatsgrenzen hinweg zu überwachen und die Berichte zu erstellen, die Sie für die Steuererklärung benötigen.

Die enormen Kosten manueller Verarbeitungsverzögerungen, menschlicher Fehler und ineffizienter Geschäftssysteme können nicht länger ignoriert werden – sie kosten Unternehmen jedes Jahr Tausende. Mit Software zur Geschäftsprozessautomatisierung wie frevvo können Sie individuelle Formulare für Budgetgenehmigungen erstellen. Mithilfe der Software können Sie dann einen automatisierten Workflow erstellen, der alle Formulare an die richtigen Genehmiger weiterleitet. Ein E-Commerce-Unternehmen beginnt mit der Automatisierung von Marketingvorgängen, um den ROI von Facebook-Anzeigen zu verbessern.

Das neue System hat eine neue Kultur der Zusammenarbeit und Innovation für möglichst effiziente Prozesse geschaffen. Wie die Pandemie vielen Unternehmen gezeigt hat, könnte sich die Fähigkeit zur schnellen Anpassung als das stärkste Unterscheidungsmerkmal im Wettbewerb erweisen. Dies ist einer der Gründe, warum viele Unternehmen ihre Initiativen zur digitalen Transformation während der Pandemie beschleunigt haben. Für eine genaue Fortschrittsverfolgung werden Kennzahlen wie Dauer, Effizienz und Effektivität einer Aufgabe dokumentiert, sodass die Ergebnisse mit den Zahlen vor der Automatisierung verglichen werden können. Die Leistungszahlen nach und vor der Automatisierung sind auch bei der Automatisierung anderer Unternehmensbereiche hilfreich. BPA trägt dazu bei, sowohl einzelne Aufgaben als auch Arbeitsabläufe zu rationalisieren und kann als Fließband visualisiert werden, wodurch unnötiger Arbeitsaufwand entfällt.

Business Process Automation (BPA) Vs Digital Process Automation (DPA) Vs Robotic Process Automation (RPA)

Berücksichtigen Sie die Produkte oder Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen anbietet. Wenn Ihr Team eine Excel-Tabelle zur Verwaltung von Kundenanfragen verwendet, wie oft wird diese aktualisiert? Wenn Sie im gesamten Unternehmen über mehrere Tabellenkalkulationen verfügen, die von verschiedenen Personen bearbeitet werden, kann es zeitaufwändig und mühsam sein, die Antwort auf eine Anfrage zu erhalten.

Verbessern Sie Den Kundenservice

Wenn Ihnen die Implementierung von BPM-Software zu viel erscheint, können Sie alternativ die Automatisierung innerhalb Ihres bestehenden Tech-Stacks ausprobieren. Projektmanagement-Software wie Asana, Basecamp, ClickUp, Trello und andere verfügen alle über eine Automatisierung, mit der Sie Ihre Ziele erreichen können. Vereinbaren Sie eine Demo mit Ihrer vorhandenen Projektmanagement-Software, um Features und Funktionalitäten zu erkunden, die bei verschiedenen Tarifplänen möglicherweise nicht ausreichend genutzt oder freigeschaltet werden. Obwohl SOPs großartig klingen, scheinen sie in einem kleinen Unternehmen immer die niedrigste Priorität zu haben. Durch die Automatisierung des HR-Onboardings mit Laserfiche konnte das College of Engineering in etwas mehr als einem Jahr mehr als 3.400 Mitarbeiter einstellen. Auch andere Abteilungen haben damit begonnen, ihre eigenen Prozesse umzugestalten und Erfolge campusweit zu teilen.

Es wird auch dazu beitragen, die Mitarbeiter für die Automatisierung zu begeistern. Der anfängliche Prozess der Automatisierung wird arbeitsintensiv sein, Sie können jedoch nicht Ihren gesamten Geschäftsbetrieb auf Eis legen, während Sie Vorlagen erstellen, Prozesse dokumentieren, Software ausprobieren usw. Es erfordert, dass Aufgaben so geplant werden, dass ein Gleichgewicht zwischen dem täglichen Geschäftsbetrieb und den auf Automatisierung ausgerichteten Aktivitäten besteht.

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Bei Ad-hoc-Verwaltung umfassen diese Arbeitsabläufe in der Regel mehrere E-Mail-Threads, Dokumente und Übergaben. Selbst geringfügige menschliche Fehler können zu einer Kaskade von Ineffizienz mit Kommunikationsausfällen, Engpässen und Terminüberschreitungen führen. Dank der Automatisierung verfolgt die Stadt alle Rechnungen vom Eingang bis zur endgültigen Zahlung. Die Stadt konnte Bearbeitungsfehler erheblich reduzieren und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit durch einen schnelleren und effizienteren Prozess steigern. Da BPA im großen Maßstab die beste Leistung erbringt, ist es unwahrscheinlich, dass ein Unternehmen nur eine einzelne Aktivität oder einen einzelnen Prozess automatisiert. In den meisten Fällen werden ganze Arbeitsabläufe und Funktionen zur maximalen Optimierung automatisiert.

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Geschäftsprozesse zu automatisieren, bevor sie optimiert werden, ist eine große Herausforderung für Unternehmen. Unternehmen müssen verstehen, wie sie ihre Prozesse durch die Identifizierung von Lücken verbessern können. Die manuelle Ausführung aller Geschäftsprozesse führt zur Verschwendung von Ressourcen und zu Gewinneinbußen. Die Automatisierung von Prozessen kann dazu beitragen, den Ressourcenverbrauch und damit die Kosten zu senken.

Compliance ist ein wichtiger Bestandteil jeder erfolgreichen Organisation, da sie sicherstellt, dass Sie die vom Leitungsgremium Ihrer Behörde vorgeschriebenen Vorschriften einhalten. Wenn Ihre Agentur diese Vorschriften nicht einhält, beispielsweise Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente, kann dies sowohl kostspielige als auch unangenehme Folgen haben. Glücklicherweise erstrecken sich die Vorteile der Prozessautomatisierung auch auf Compliance-Maßnahmen. Wir haben bereits einige Möglichkeiten besprochen, wie Sie möglicherweise Geld verlieren, wenn Sie kritische Aufgaben manuell erledigen. Ihr Unternehmen leidet möglicherweise unter Datenverlust, inkonsistenten Prozessen, Ineffizienz und falschen Daten, weil Sie keinen Validierungsprozess haben.

Mit einer webbasierten Anwendung können Mitarbeiter Daten austauschen, zusammenarbeiten, den Prozessablauf optimieren, Daten präzise liefern und bessere Berichte erstellen. Dies hilft auch dabei, einen komplexen Genehmigungsprozess zu automatisieren und gleichzeitig Rechnungsinformationen für einen besseren Kundenservice zu verfolgen. Der Vorteil, gleichzeitig auf Daten zugreifen, interagieren und zusammenarbeiten zu können, spart Zeit und Geld und ist sicherer als Tabellenkalkulationen, da Informationen jederzeit und überall abgerufen werden können. Für das Führungsteam macht es einen großen Unterschied, in Echtzeit über das Geschehen im Unternehmen berichten zu können.